Case: LEO Pharma

Med mere end 6.000 ansatte globalt er den løbende opdatering af medarbejderdata i SAP en stor opgave for HR-afdelingen i medicinalvirksomheden LEO Pharma. Alle ansættelser, afskedigelser, interne flytninger og aftaler med eksterne konsulenter skal valideres og registreres. Ydermere skal LEO Pharma som medicinalvirksomhed leve op til særlige krav til dokumentation af aktuelle medarbejderes identitet i produktion og forskning. Jævnlig oprydning i medarbejderdata eller opkøb af nye virksomheder kan generere lister på flere hundrede medarbejdere, der person for person skal termineres eller placeres et andet sted i systemet. For at sikre ensartethed i løsningen af den tids- og koncentrationskrævende opgave, som indtastning og kontrol af medarbejderdata udgør, indgik LEO Pharma for tre år siden aftale med Specialisterne.

Tre konsulenter fra Specialisterne er udstationeret 25 timer om ugen hos LEO Pharma, hvor de indtaster, opdaterer og kontrollerer medarbejderdata i LEO Pharmas globale SAP-system for HR. De får løbende standardopgaver via ticket-systemet ServiceNow og modtager special- og hasteopgaver pr. mail. Konsulenterne kører jævnligt rapporter i databasen for at finde ting, der skal rettes. De benytter systemets egne skabeloner for rapporter eller definerer selv komplicerede søgekriterier efter behov. Konsulenterne eksekverer også lange lister over ændringer, der skal foretages. Det kan være 628 log-ins, der skal termineres, eller flere hundrede nye medarbejdere, der skal oprettes efter opkøb af en ny virksomhed.

”Samarbejdet med Specialisterne hjælper os med at være compliant i vores arbejde med medarbejderdata. For os er konsulenterne troværdige og tillidsskabende medarbejdere i en vigtig funktion, hvor de behandler følsomme medarbejderoplysninger.”

”De er rigtig gode til at strukturere og kontrollere data. Når de får en opgave, der er beskrevet præcist i steps, udfører de den hurtigt og korrekt. De er vedholdende på store opgaver og spotter fejl, andre måske ikke ser.” 

”De er selvkørende og retter data, de umiddelbart kan se er forkerte. Ellers tager de selv kontakt til relevante medarbejdere og får dem til at tjekke efter. Deres effektive terminering af log-ins er en vigtig del af vores IT-sikkerhed og sparer os mange penge i software-licenser.”

Jan Vedsted, HR Operations Manager for People Operations (EMEA), LEO Pharma.